Dentro de las herramientas de productividad, quizás la más estratégica es la planificación, una asignatura pendiente en muchas organizaciones, ya que marca la dirección, el propósito, los objetivos y la forma de alcanzarlos cuando se la ejecuta a conciencia. Y, fundamentalmente, ayudará a ordenar la energía de todos, ayudando a que fluya mejor.
Cómo encarar una planificación en forma sencilla
Hay muchos modelos en los que te puedes basar; aquí encontrarás algunos aspectos para tener en cuenta, empezando por preguntas esenciales que determinarán el eje de la planificación: ¿Qué queremos lograr como organización, y qué como equipo? ¿Cuál es el propósito? ¿De qué forma lo vamos a llevar adelante? ¿Qué tareas y acciones hay que realizar? (acciones); ¿En qué plazos? (tiempo); ¿Cómo vamos a lograrlo? (estrategia); ¿Dónde, ¿cómo y para qué ejecutaremos las acciones? (implementación); ¿Quiénes son los responsables de cada plazo, con sus fechas? (responsabilidades); ¿Qué recursos necesitamos? (presupuesto, talento humano, tecnología, por ejemplo); ¿Cómo vamos a medir el resultado? (KPI, indicadores claves del desempeño y los logros).
A estas preguntas típicas sugiero agregar: ¿Por qué esto es importante para nosotros? -pensando en términos individuales, de equipo y de la empresa en su conjunto-. Esta pregunta es muy poderosa, ya que permite habitar de sentido los propósitos que se van a llevar a delante.
Lo que no puede faltar
Estos diez tips finales ayudarán a encarar la planificación en forma ordenada y llegar a un buen puerto:
1- Definir misiones y propósitos. Marca el sentido y el rumbo general. Luego, cada sector puede tener los suyos específicos alineados.
2-Políticas. Son guías y reglas generales sobre las que se moverán los equipos, estableciendo premisas y marcos de referencia y ayudan a esclarecer dudas y resolver problemas.
3-Procedimientos. Son más operativos, basados en métodos a seguir para cumplir los objetivos.
4-Reglas. Contribuyen a enmarcar el trabajo del conjunto para estimular un resultado superador para todos; además de ayudar en la toma de decisiones.
5-Presupuesto. Es la forma tangible de transcribir los resultados esperados, y cómo eso contribuye a la sustentabilidad del proyecto. Desarrollar los indicadores clave para saber cómo se está avanzando en la ejecución.
6-Poner todo por escrito. Pasarlo a un sistema de organización y productividad real; trabajar sobre concreto con fechas, plazos, responsables con nombre y apellido.
7- Dedicarle tiempo y generar involucramiento. Planificar puede llevar varias sesiones de los equipos; lo ideal es coordinar con los diferentes sectores para lograr concordancia en el método, para que los resultados sean congruentes con los propósitos rectores de la empresa. Un error frecuente es dejar la planificación en manos de los gerentes o de algunas pocas personas: lo ideal es que todos participen.
8- Comunicar adecuadamente la planificación. Esta suele ser otra torpeza en las empresas, ya que planifican, pero no lo bajan a toda la organización; o lo dejan en manos de un pequeño círculo que no siempre son buenos comunicadores. Sugiero que se coloque la planificación en forma visible para todos; si es en varias formas, mucho mejor: en una cartelera física, en mano a cada colaborador, en el servidor y con alertas para el monitoreo permanente del cumplimiento de cada área.
9- Monitorear, medir, recalcular y corregir el rumbo: estas cuatro acciones son estratégicas para alcanzar los objetivos. Lo ideal es que cada cierto tiempo, se realice una recapitulación de los avances, retrocesos, ajustes y mejoras.
10- Lecciones aprendidas. El reconocer los logros cuando se los va conquistando aumentará la motivación del equipo. También es importante resignificar los aprendizajes que van a aparecer, conformando un registro de lecciones y procedimientos a partir de la acción misma que genera la ejecución: permitirá traducir los fallos y las mejoras en algo tangible, en positivo y con valor de cara al futuro. Un futuro que se estará construyendo en forma compartida.
Recuerda: siempre es un buen tiempo para empezar a planificar. Así que, ¡adelante!
Daniel Colombo
Facilitador, Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 29 libros.
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