La pandemia del Covid-19 desatada en este 2020 parece expandir y consolidar lo que desde hace unos diez años se marcaba como tendencia: el trabajo a distancia.
Con la emergencia encima, muchas empresas con protocolos anticuados han debido adaptarse a la realidad, y empezar a funcionar de manera remota.
Las áreas de tecnología, que desde hace tiempo venían pidiendo pista para aterrizar con metodologías de trabajo más ágiles en esas empresas quedadas en el tiempo cobran hoy un protagonismo esencial: necesitan garantizar que todo siga funcionando con la gente desde sus hogares.
Lo cierto es que, cuando pase el Coronavirus, tendremos muchos desafíos por delante, y entre ellos está el crear nuevas culturas de trabajo, cómo medir la productividad (si presencial, si a distancia) y cómo capitalizar en términos de experiencia este gran aprendizaje colectivo mundial.
- Reunionitis
Uno de los asuntos más preocupantes en las empresas es el otro virus que da vueltas desde siempre, llamado Reunionitis.
En América Latina se pierde un 40% del tiempo en reuniones improductivas; es decir, que no sirven para nada.
Para aquellos líderes y organizaciones amantes de las reuniones extensas donde se habla mucho y se decide poco, el paso al mundo virtual no cambia mucho las reglas de juego, puesto que, desde el home-office del momento, se pueden extender por horas, o, peor aún, tener a todo el equipo conectado todo el tiempo y a la vista para ver si efectivamente están trabajando.
- Unas primeras ideas para las empresas y sus líderes
Este mundo cambió para siempre y si no están preparados para afrontar el desafío se vienen tiempos peores cuando pase la pandemia, o irrumpa otro problema grave que deban afrontar.
Por lo tanto, quizás convenga empezar a moderar esa idea de que “pronto vamos a volver a estar como antes”, porque, lamento informarles, nada volverá a ser como entonces.
Hace unos meses fui convocado para trabajar con un equipo de gestión del cambio que estaba liderando la transformación de miles de personas a distancia, en una fusión empresarial. Una gran cantidad de psicólogos, sociólogos, especialistas en marketing y comunicadores estaban sumamente preocupados porque, en forma remota y virtual, no lograban impactar en las personas ni transmitir claramente los mensajes pese a la cantidad de recursos asignados y que estaban aplicando.
La respuesta era sencilla: no consideraban el punto de vista de las otras personas, ni la gestión emocional que debe hacer cada empresa en tiempos de transformaciones profundas.
Es por eso que facilitar reuniones, seminarios y encuentros on-line puede ser todo un desafío para quienes no están entrenados, y las técnicas varían, por lo que es recomendable aprender a desaprender las formas habituales, e incorporar las nuevas.
- Algunas ventajas de los encuentros on-line
- Las reuniones on-line evitan desplazamientos: se ahorra tiempo muerto en los colaboradores, y se permite que ese periodo se vuelque al proyecto en el que trabajan.
- Se pueden grabar e incluso desgrabar los audios de las reuniones: no sólo como valor testimonial, sino para llevar un registro de los temas hablados y las decisiones tomadas.
- Compartir documentos y corregirlos colaborativamente en el momento: esto es de gran valor para acceder a información en tiempo real y poder disponerla con los compañeros de trabajo.
- Las agendas rinden más: si vienen de empresas con reunionitis aguda el formato on-line no garantiza, aunque ayudaría a que se dinamicen los procesos. Los encuentros virtuales invitan menos a perder el tiempo, y más a ir al grano de los asuntos y a llegar a acuerdos.
- Se fuerza y controla quién tiene la palabra, y evita superposiciones e interrupciones. Se permite silenciar el micrófono y hasta el video de cada participante.
- Cantidad de invitados ilimitada o muy restringida: lejos de que te vean que sólo estás reunido en la sala de juntas con dos o tres, en vez de los cinco habituales -por ejemplo-, lo virtual elimina este problema de celos o de competencia profesional.
- Es sencillo incluir a una persona puntual en un breve tramo de la conferencia, por ejemplo, para que dé una visión de un tema, sin pasar por el momento de hacerlo salir de la sala de reuniones presencial.